Hoe leg je asfalt zonder dat er gaten vallen in de planning?

Het leggen, verwijderen en vernieuwen van asfalt is een complexe zaak. Je hebt een nauwkeurig gedefinieerd tijdvak waarin het allemaal moet gebeuren. Het komt aan op extreem goede coördinatie van de aanvoer van nieuwe asfalt, verwijdering van oud asfalt en een optimale inzet van een wagenpark van vrachtwagens en asfaltmachines. Iedere vrachtwagen en machine moet op tijd aanwezig zijn en kan niet al elders geboekt zijn.

Om het asfalt leggen in goede banen te leiden, heeft DvdSteen, een Utrechts bedrijf dat operatief is in de wegenbouw, Codalt in de arm genomen om ervoor te zorgen dat elk project zonder haperen z’n eindbestemming bereikt. Een planningsapplicatie die nauwkeurig rekening houdt met alle ins en outs van deze complexe bedrijfsvoering was de oplossing.

Maatwerk software.
De beste optie voor complexe operaties.

Na jarenlang met een spreadsheet gewerkt te hebben, was de overstap van een rekenprogramma naar maatwerk software vanzelfsprekend. Alle standaard software pakketten die aanvankelijk in beeld kwamen, brachten net zoveel problemen als ze oplossingen boden.

Bedrijven kiezen steeds vaker voor maatwerk software in plaats van standaard softwarepakketten. De argumenten liegen er niet om. Maatwerk software sluit naadloos aan op de specifieke karaktereigenschappen van een bedrijf. Maatwerk software draait zijn hand niet om voor complexiteit. Sterker nog, hoe complexer de operaties van een organisatie hoe sterker het argument voor maatwerk wordt. En dat is wat DvdSteen ook ontdekte.

Heel veel regelen in een afgebakend tijdvak

De uitdaging bestaat hierin dat er een coördinatie plaats moet vinden van diverse onderdelen van jobs die precies op tijd uitgevoerd moeten worden. Er moet asfalt vernieuwd worden of voor het eerst gelegd. Daar is een bepaald tijdvak voor ingeruimd waarvan de limiet niet overschreden mag worden. Je hebt voor deze job één of meerdere vrachtwagens nodig en je moet met de afvalverwerker regelen dat er een lading afval aankomt. Tegelijk moet er nieuwe asfalt opgehaald worden bij de asfaltleverancier die dus de juiste voorraad klaar moet hebben staan. En natuurlijk moeten er asfaltmachines gepland worden. Al deze machines en wagens kunnen maar op één plek tegelijk zijn.

Vanwege de beperkt beschikbare tijd, moeten al deze dingen extreem nauwkeurig gecoördineerd worden. Vrachtwagens of asfaltmachines mogen niet dubbel worden geboekt en moeten op tijd afleveren anders gaat het fout. Afspraken met leverancier en afvalverwerker moeten dus ook daadwerkelijk kloppen.

Eén scherm, want simpel is beter

Codalt heeft het klaargespeeld om planningssoftware te ontwikkelen die dit allemaal zonder moeite aankan. Het mooie is dat er eigenlijk maar één scherm is. Op dat ene scherm zie je de hele week en alle jobs in één oogopslag. En van elke job zie je meteen echt alles, van ingepland personeel, tot teamleider, van vrachtwagens tot asfaltmachines, van afval tot aanvoer.

De gebruiker krijgt alles realtime te zien. Als iemand een nieuwe job invoert en daarvoor een asfaltmachine boek, zie je dat ook meteen gebeuren. Zo voorkom je dubbelboeken en dus verlies van kostbare tijd. En denk niet: “O, dat is van die software waarin alles er propperig uit ziet omdat de programmeurs geen verstand van interface hebben”. Het ziet er compact en toch gelikt uit, omdat UX ontwerpers de interface bedacht hebben. Daarnaast kan met één druk op de knop een speciale pdf vervaardigd worden om in de kantine en op strategische plaatsen in het kantoor op te hangen. Ook bestellijsten komen er automatisch uitrollen.

Natuurlijk moeten niet alleen de managers op kantoor kunnen plannen. Ook de teamleiders die aan de weg aan het werk zijn, moeten kunnen zien wat de planning is. Ook zij moeten wijzigingen aan kunnen brengen. Daarom werkt de software van Codalt gewoon ook op de tablet.

Van meedenken naar maatwerk

Zo ontdekten we dat het plannen van mensen voor DvdSteen niet het grootste probleem was, maar dat coördinatie van materieel en vervoer en beschikbaarheid van grondstoffen cruciaal waren en dat het tijdkritische aspect alles op scherp zette. We snapten dat door met één handzaam scherm te werken waarop alle gegeven zichtbaar zijn (en dat overal gebruikt kan worden) we de klant het beste zouden helpen. Hoe meer schermen je hebt, hoe meer je moet zoeken naar de juiste gegevens. Dan kan het zomaar weer opnieuw fout gaan. Coördinatie van ingewikkelde processen is gediend met overzichtelijkheid.

Voor het tijdkritische karakter van het werk was het bovendien essentieel dat de informatie realtime weergegeven zou worden. En om het af te maken, zorgde Codalt ervoor dat als er een conflict in de data ontstond (het dubbel boeken van een asfaltmachine bijvoorbeeld) er ook meteen een foutmelding te zien was.

Omdat iedereen nu met dezelfde dataset werkt en iedereen meteen kan zien wanneer er iets verandert, wordt de foutmarge steeds kleiner. Zo kan een efficiëntie slag behaald worden die cruciaal is voor de positie van DvdSteen in de markt en die het verschil maakt in de dagelijkse asfalt jobs op het wegennet van Nederland waar eigenlijk geen weg gemist kan worden.

Het gaat niet om software

Bij Codalt gaat het dus niet om de software. Dat mag vreemd klinken maar het spreekt eigenlijk vanzelf. Het gaat om de bedrijfsvoering waarbij knelpunten opgelost worden zodat er betere bedrijfsresultaten behaald kunnen worden.

Deze instelling wordt ook zichtbaar in het feit dat Codalt veel aandacht besteedt aan de user interface. Voordat er nog maar één regel code is geprogrammeerd gaan ontwerpers aan de slag om het gezicht van de te programmeren software vorm te geven. Wij snappen dat de interface bepalend is voor de beschikbaarheid van en interactie met data.

Uiteindelijk is het programmeren maar een instrument en de software maar een middel om bedrijven te helpen efficiënter te werken en zowel managers als uitvoerders te helpen goed te communiceren en samen te werken. Daarmee worden betere resultaten behaald en dat is het doel van ons allemaal. Niet software maar mensen en hun potentieel staan centraal.